Cómo Administrar
Un Proyecto de Obra

Principios y Fundamentos

Dirección de Proyectos de Construcción Civil. Argentina. Chile. Mexico. CDMX. España. Colombia. Administrador de obras.

Spectra Ingeniería

Los proyectos de obra son indispensables para el avance de la sociedad ya que generan condiciones físicas para el desarrollo de sus actividades.

Cada día los requerimientos arquitectónicos, civiles, ambientales, sociales, entre otros; son más demandantes y se han convertido en muchos casos en un verdadero reto.

Es por esta razón que su concepción debe hacerse de forma integral, no solamente enfocados en la ejecución física de la obra, sino que todo funcione, se engrane y dé los resultados esperados en cuanto a costos, calidad, sustentabilidad y tiempo.

Dicha concepción integral debe englobar todas las actividades de planificación, coordinación de actividades y control propiamente dicho del proyecto. Todo esto compone un sistema que busca de manera efectiva atender todos los objetivos planteados para la obra.

La correcta administración del proyecto es una tarea gerencial muy importante. Evaluando un panorama macro se deben tomar en cuenta las etapas de: ingeniería conceptual, diseño, ejecución, operación y puesta de en servicio de la obra.

Cada una de estas etapas debe ser muy bien administrada y debe corresponder en cuanto a su importancia en las estrategias y recursos empleados para su ejecución eficiente.

Al administrar un proyecto de obra lo fundamental es realizar un proceso de toma de decisiones veraz. Para esto, la evaluación de todos los factores involucrados en los procesos es esencial para poder tomar una decisión acertada.

Se debe tener en cuenta que los proyectos de obra cuentan con dos dimensiones:

La primera asociada a todos los procesos de ejecución propiamente dichos, reconocida como la dimensión técnica.
La segunda, llamada dimensión administrativa, que se basa en todos los procesos intangibles que le dan vida y soporte a las actividades técnicas.

Cómo lograr tener una visión integral del proyecto de obra

En todas las etapas mencionadas los aspectos a considerar van cambiando, tener esto claro es lo que garantiza el éxito en la toma de decisiones, administración y ejecución de la obra.

El conocimiento de diversos factores que pueden orientar el rumbo y la planificación de estrategias para la ejecución del proyecto de obra son fundamentales para tener una visión integral de los posibles escenarios del proyecto, y, en pro de esto, poder administrarlo efectivamente.

¿Qué factores considerar? No existe un patrón definido de factores a tomar en cuenta, ya que todos los proyectos son diferentes, pero conocer ciertos datos elementales orientará un poco acerca de cuál camino seguir.

Lo primero que debe saberse es cuál es el tiempo de ejecución estimado del proyecto.
Luego está el hecho de conocer a todos los involucrados en llevar a cabo su ejecución, identificando cuales son los procesos, de acuerdo al tipo de obra que se tenga, que son principales para la buena gestión del proyecto. Esto permite saber quiénes serán los aliados estratégicos y cómo sus decisiones pueden afectar el desenvolvimiento de las actividades. En esta etapa debe fomentarse el trabajo en equipo, la comunicación y el conocimiento de los objetivos comunes como valores fundamentales a desarrollar.
No se puede administrar un proyecto si se desconoce su ingeniería conceptual. Para poder brindar soluciones y estar claro en el monitoreo del proyecto se debe realizar un análisis exhaustivo antes de iniciar su ejecución. Para esto es importante ser muy metódico, saber cada detalle: qué tipo de proyecto es, quién es el cliente, los objetivos y alcance del proyecto, cuál es la estructura de costos presupuestada, cuál y cómo es la zona donde se realizará la obra, entre otros.

Las etapas de la administración de proyectos de obra

Administrar proyectos no es una tarea sencilla, requiere planificación, organización y conocimiento técnico de la obra.

Como todo proceso tiene un inicio, que sería lo concerniente a toda la etapa de diseño y planificación; una etapa de desarrollo que sería la ejecución de la obra propiamente dicha; y una etapa de cierre donde se realizaría todo el finiquito y entrega de la obra.

Administrar correctamente el proyecto significa definir estrategias que permitan organizar, manejar y controlar los procedimientos, tanto a nivel operativo como administrativo.

Dicha organización y planificación, en principio, es lo que le permite, al Gerente de Proyecto, identificar cuáles son las fortalezas y debilidades de la empresa ante el proyecto que se desarrollará, permitiéndole así establecer, a partir de un análisis técnico y económico, estrategias a implementar ante las diferentes eventualidades que se puedan presentar en la obra.

Dentro de la administración de proyectos se pueden identificar cinco etapas:

Etapa de diseño: involucra todos los procesos que conllevan a la recopilación de información y concepción de forma y dimensiones del proyecto.
Etapa de planeación: en esta etapa se define el alcance del proyecto y las estrategias a seguir para la administración de los recursos. Es en esta etapa donde se determina el estatus del proyecto, si es uno nuevo o la continuación de otro, y en función de esto entonces concretar que recursos se utilizarán, quién los usará, dónde debe utilizarlos, etc.
Etapa de ejecución: es la construcción propiamente dicha de la obra, llevando a cabo todos los procesos para cumplir con los objetivos definidos.
Etapa de aseguramiento y control: en esta se hace el monitoreo y evaluación del desempeño del proyecto. Es la más importante en cuanto al cuidado que se debe tener en la evaluación de escenarios y toma de decisiones. Los factores a controlar serían: el tiempo, para cumplir los cronogramas de obra; la calidad, para cumplir las especificaciones técnicas del proyecto; y los costos, para poder tener seguridad en cuanto al presupuesto manejado, el cual debe ser igual o menor al original presentado al Cliente.
Etapa de cierre: son todas las actividades que finiquitan el proyecto, garantizando su entrega legal y formal al Cliente.

Las actividades del Gerente de Proyecto en la Administración de Proyectos de Obras

El ingeniero encargado de gerenciar proyectos de obra tiene una gran responsabilidad sobre sus hombros: es el garante de que todos los esfuerzos del equipo y recursos estén alineados hacia la ejecución efectiva del proyecto dentro de los parámetros establecidos.

Su trabajo básicamente se basa en planificar, organizar, direccionar y controlar todos los recursos bajo su cargo (materiales, equipos, mano de obra, actividades administrativas y presupuesto).

Para esto es esencial que cuente con ciertas herramientas personales y profesionales que le permitan cumplir los objetivos planteados:

Debe ser un buen planificador para poder hacer la previsión de recursos.
Debe ser un buen comunicador para motivar y mantener a su equipo con una actitud proactiva.
Debe ser un buen administrador para optimizar todos los recursos.
Debe ser un buen motivador para proveerle capacitación, asesoría y supervisión a todo el equipo y actividades; además de poder corregir desviaciones y mitigar problemas sin mayores impactos para la obra.

Entre sus actividades se encuentran:

Definir los objetivos del proyecto garantizando que estos estén alineados con la visión y misión de la empresa.
Administrar los recursos de la obra: materiales, equipos y mano de obra.
Controlar la ejecución y avance de las actividades.
Reportar todos los cambios en cuanto a materiales y mano de obra se refiere.
Reportar la salida de personal y tomar previsiones al respecto.
Hacer seguimiento a toda la documentación del proyecto, que esté debidamente llenada y además resguardada por el área de archivo de la obra.
Planificar y controlas los gastos de la obra. Lo ideal es que estos nunca sean mayores al presupuesto inicial presentado.
Estar atento a todas las gestiones en organismos públicos que requiera la obra.
Tener buen manejo de negociación con los proveedores.
Contar con una excelente comunicación con el Cliente.
Realizar una buena gestión en cuanto a los plazos de ejecución de las actividades, tratando de optimizarlas al máximo.
Definir las competencias que deben tener los integrantes del equipo y fomentar el espíritu de trabajo en equipo.
Asegurar que todo el personal reciba toda la información pertinente del proyecto y que estén claros todos los objetivos a perseguir.
Realizar análisis y manejo de riesgos.

La administración de proyectos de obra es una actividad fundamental para lograr el éxito de las construcciones.

Tener la disciplina para gestionar herramientas, conocimientos y además realizar un efectivo manejo del capital humano es una habilidad que no todos los profesionales de la ingeniería tienen, pero que con empeño y mucho aprendizaje pueden sin duda alguna desarrollar.

Contar con un profesional que esté orientado hacia esta área con suficiente perfil profesional y vocación es sin lugar a dudas un valioso recurso para la empresa y el punto principal de enfoque hacia el éxito de los proyectos de obra.

Referencias:

Goméz, María; et al. Administración de proyectos. Universidad Autónoma Metropolitana. México, 2012.
Levy, Sidney. Project Management in Construction. McGraw Hill Professional. Año 2006.
Burstein, David; et al. Administración de Proyectos. Guía para arquitectos e ingenieros civiles. Edit. Trillas. México, Año 2013.